Käteismyynneistä on lain mukaan tarjottava asiakkaalle kuittia, jos yrityksen liikevaihto on yli 10 000 euroa vuodessa. Ei kuitenkaan ole määritelty, millaisessa muodossa kuitin pitää olla. Kuitti voi olla joko tulostettu, kirjoitettu käsin tai sähköinen. Siinä tulee kuitenkin mainita elinkeinonharjoittajan nimi, yhteystiedot, y-tunnus, kuitin päivämäärä, tunnistenumero, myytyjen tavaroiden tai palveluiden määrä ja laji sekä tavarasta tai palvelusta suoritettu maksu arvonlisäveroineen ja verokantoineen. Tämä velvoite hoituu helpoiten käyttämällä kassakonetta.
Yksinkertaisimmillaan ravintolan kassa on yksi kone, johon on ohjelmoitu tarvittavat tuotteet ja verokannat. Kassakone tulostaa kuitin asiakkaalle ja raportin myydyistä tuotteista. Tällainen kone maksaa halvimmillaan noin 200 euroa. Maksupäätettä ei kannata ostaa, vaan sen voi vuokrata niitä tarjoavilta yrityksiltä, kuten Nets tai Verifone. Vuokrattu pääte maksaa halvimmillaan 20-30 euroa kuussa.
Kassajärjestelmä toimii yleensä PC-koneella, ja itse kassa on kosketusnäyttö. Näiden kassojen lisäksi järjestelmässä voi olla tabletissa toimivia kannettavia kassapäätteitä. Ravintoloihin suunniteltuja kassajärjestelmiä on markkinoilla paljon. Niiden hinnat ja ominaisuudet vaihtelevat paljon. Järjestelmän voit ostaa itsellesi, maksaa sen osamaksulla tai vuokrata. Lisäksi maksat kuukausittain kassalisenssistä maksua. Lisenssimaksu on oikeus käyttää kassajärjestelmäohjelmistoa, ja sitä myymällä järjestelmätoimittaja saa tulonsa. Jos vuokraat kassajärjestelmän, lisenssimaksu sisältyy kuukausivuokrahintaan. Kassajärjestelmätoimittajat toimittavat yleensä ohjelmiston lisäksi tarvittavan raudan, eli kassapäättet.
Parhaimmillaan kassajärjestelmä tuo paljon hyötyjä ravintoloitsijalle. Hyvässä järjestelmässä tuotteiden perustaminen ja varastonhallinta on helppoa ja nopeaa. Rahastus ja pöytien jako toimii näppärästi. Järjestelmä tuottaa taloushallinnolle monipuolisesti raportteja. Huonoimmillaan järjestelmä ei tee mitään näistä kunnolla. Paneudu siis järjestelmän valintaan huolella, ja kysy referenssejä toimittajalta ja kollegoilta. Ravintola-alalle hyvin soveltuva järjestelmä on esimerkiksi TuloPOS (www.tulopos.fi). Suuntaus kassajärjestelmissä on yhä vahvemmin siirtymässä SaaS (Software as a Service) tyyppisiin järjestelmiin, joissa käyttäjä maksaa kiinteää kuukausihintaa järjestelmän käytöstä, ei muuta. Kassa toimii tällöin verkossa, selaimen kautta. Hinta saattaa sisältää myös maksupäätteet.
Maksupäätettä ei kannata ostaa, vaan sen voi vuokrata niitä tarjoavilta yrityksiltä kuten Nets tai Verifone. Vuokrattu pääte maksaa halvimmillaan 20-30 euroa kuussa. Maksupäätetoimittajan lisäksi tarvitset sopimuksen maksujen välityksestä. Huomaa, että maksujen välityksestä peritään provisio maksupäätevuokran lisäksi. Se kannattaa kilpailuttaa. Helpoin tapa on ottaa maksupääte ja maksujen välitys samasta paikasta, esimerkiksi Verifonen korttisopimus SAIO (Super All In One). Näin saat maksut kulkemaan yhdellä sopimuksella.
Kassan ja maksupäätteen voi ostaa myös palveluna, kuten iZettle. Siinä kassaohjelma toimii puhelimessa tai tabletissa, johon on yhdistetty pieni kortinlukijapääte. Tämä on aloituskustannuksiltaan kevyt järjestelmä, mutta maksukorttien provisio on isompi kuin perinteisissä järjestelmissä. Sen vuoksi ne eivät sovi isompaa liikevaihtoa tekeviin yrityksiin. Ilman erillistä kuittikirjoitinta iZettle on myös melko hidas, koska asiakkaan haluama kuitti lähetetään asiakkaalle sähköpostitse. Tämä vaatii hieman aikaa.
Kassajärjestelmiä käsitellään myös Ravintolan perustajan työkirjassa, jonka voit ladata sivuiltamme.
