Raaka-aineiden ostosopimukset

Kaikessa ostamisessa kannattaa muistaa, että ostamisessa liikutetaan euroja, ei prosentteja. Iso alennusprosentti ei tarkoita halpaa hintaa tai päinvastoin. Laskut maksetaan euroilla, ei prosenteilla. Säästetty euro on euro suoraan viivan alle. Siksi kannattaa verrata tavarantoimittajien lähtöhintoja sekä hintaa annetun alennuksen jälkeen. Vain alennetulla, euromääräisellä hinnalla on merkitystä.

Ruokatuotteet

Ruokatuotteen osalta ravintolat tekevät yleensä sopimuksen yhden tai useamman ravintolatukun kanssa. Näin he saavat raaka-aineet edullisemmin kuin normaalisti listahinnoilla. Ruoan tukkusopimus on usein melkoinen viidakko ja kurkun todellista hintaa on hyvin vaikea määrittää.

Sopimukseen sisältyy usein tuotteita jotka on ns. nettohinnoiteltuja. Näissä hinta on sama koko sopimuksen voimassaoloajan. Tämän jälkeen saatetaan sopia tuoteryhmäalennuksista. Tämä on tietty sovittu alennusprosentti eri tuoteryhmissä. Siis vaikkapa vihannekset. Niissä on päivän hinta, mutta sopimuksen mukaisesti niistä saa tietyn alennuksen. Tämän jälkeen tulee vielä sopimukset markkinointituesta sekä jälkihyvitykset mikäli sovitut ostotavoitteet täyttyvät. Lisäksi on hyvä sopia myös toimitusmaksusta.

Juomatuotteet

Juomatuotteessa mennään samanlaisessa viidakossa kuin ruokatuotteessa. Sopimus saattaa sisältää nettohintaisia tuotteita, euromääräisiä alennuksia per pullo, jälkihyvitteitä ostomääristä riippuen sekä markkinointitukea sovitulla summalla. Juomakauppasopimus saattaa sisältää myös koulutusta ja matkoja henkilökunnalle, vaikkapa panimolle tai viinitiloille. Sopimukseen kuuluu usein myös “ilmainen” markkinointimateriaali, kylmäkaapit jne sopimusaikana.

Panimosopimuksissa, erityisesti uusien ravintoloiden osalta, käytetään yleisesti niin sanottuja jälkihyvitteitä. Näiden hyvitteiden euromääräinen summa saattaa olla hyvin huomattava ostoihin nähden. Näissä sopimuksissa panimo turvaa omien saatavien saantia mikäli uusi ravintola ajautuisi konkurssiin. Hyvitteet kun maksetaan yleensä kerran vuodessa jälkikäteen ja mikäli yritys ei maksa laskujaan, käytetään hyvitteet näiden saatavien kattamiseksi.

Panimotuotteissa suosittelemme tekemään mielummin niin sanottuja nettohintasopimuksia. Siis sellaisia, joissa ostat tuotteen sisään suoraan nettohinnalla. Parempi pitää rahat omalla kuin panimon tilillä. Tämä helpottaa myös kuukasittaista sisäistä laskentaa, kun ostot kirjautuvat oikein.

Ravintolan alihankintasopimukset

Ravintola voi ulkoistaa monia toimintoja ja hankintoja. Muista aina, kannattaa yrittää säästää kaikesta, mikä ei näy asiakkaillesi tai vaikuta asiakaskokemukseen. Asiakasta ei kiinnosta, kuka siivoaa ravintolasi, kunhan se on siisti. Häntä ei myöskään kiinnosta minkälainen kassajärjestelmä hoitaa rahastuksen, kunhan se sujuu jouhevasti.

Mikäli ostetaan ulkoista työpanosta kuten siivousta, järjestyksenvalvontaa tai henkilöstövuokrausta, niin ravintoloitsijan tulee varmistaa, että toimittaja täyttää tilaajavastuulain vaatimukset. Tilaajavastuulaki eli laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä velvoittaa työn tilaajan selvittämään, että hänen sopimuskumppaninsa täyttävät sopimuspuolina ja työnantajina lakisääteiset velvoitteensa. Lisätietoa läydät esimerkiksi tilaajavastuu.fi -sivustolta.

On yleistä, että sopimus ostaa siivouksen ulkopuolisena palveluna. Sopimuksessa tila kartoitetaan ja sovitaan tilan yksityiskohtaisesta siivouksesta päivä ja viikkotasolla. Siis vaikkapa niin, että lattiat imuroidaan ja kosteapyyhitään päivittäin. Pölyt ikkunalaudoilta pyyhitään kerran viikossa ja niin edelleen. Siivousyritykset tuovat ravintolaan omat aineet ja laitteet.

Siivoussopimuksen sisältö määritellään sopimusta tehdessä, ja se veloitetaan yleensä kiinteällä kuukausihinnalla. Lisätöiden tuntihinta (esim. ikkunanpesut tai oksennusten siivoukset) sovitaan sopimusta tehdessä. Monet ravintolat tekevät siivouksen itse. Tämä mahdollistaa lisätöitä omalle henkilökunnalle.

Ravintolan liikeideasta riippuen saatat käyttää joko omaa tai vuokrattua henkilökuntaa tai näiden yhdistelmää. Henkilöstövuokrauksessa käytetään tuntipalkkaa sekä kerrointa, joka sisältää työntekijän sivukulut sekä vuokrausyrityksen marginaalin. Vuokrattu työntekijä ei ole työsuhteessa ravintolaan jossa hän työskentelee, vaan henkilöstövuokrausyritykseen.

Erityisesti ravintoloissa joissa on keittiö, käytetään ulkopuolisia pesuloita. Näiden kanssa laaditaan sopimus ravintolan työvaatteiden sekä vaikkapa pöytäliinojen huollosta. Työvaatteet ja pöytäliinat on mahdollista vuokrata pesulayritykseltä, mutta tämä saattaa tulla kalliiksi. Vuokrattu työvaate on myös usein persoonaton eikä välttämättä istu täysin liikeidaasi. Itse hankitut työvaatteet ja liinat voit pesettää sopimuspesulassasi kuten vuokratutkin. Joissakin ravintoloissa on työntekijöiden kanssa sovittu, että he pesevät työvaatteensa itse.

Ravintoloiden sisäänkäynnissä ja muissa tiloissa käytetään yleensä vuokramattoja. Palvelun tarjoaja vastaa mattojen pesusta ja huollosta sovitusti. Monet pesulat tarjoavat sekä vuokramattopalvelua että pesulasopimusta.

Vuokralainen vastaa lähes aina kuluttamastaan sähköstä. Laadi sähkösopimus ja muista kilpailuttaa se aika ajoin. Kilpailuttamiseen on olemassa siihen erikoistuneita yrityksiä. Yrittäjäjärjestöjen kautta voit myös saada edullisemman sopimushinnan.

Ravintoloissa ja kahviloissa käytetään yleisesti vartiointipalveluita. Sopimuksessa sovitaan vartointiliikkeen käytännöistä varkaus ja ryöstötilanteissa. Vartointiliike myy, vuokraa tai tuo ravintolatilaan tarvittavan laitteiston kuten kamerat, kulunilmaisimet ja ryöstöpainikkeet ja asentaa ne paikoilleen. Hinta määräytyy laitteiston hankintatavan, kiinteän kuukausikorvauksen sekä hälytyshinnan mukaan.

Rahahuoltosopimuksen palveluntarjoaja huolehtii ravintolan käteisen siirrosta pankkiin sekä vaihtorahahuollosta sopimuksen mukaisesti esimerkiksi kerran viikossa. Jos ravintolassa käsitellään isompia määriä käteistä, on rahahuoltosopimus suositeltava. Rahahuoltoa tarjoavia yrityksiä on esimerkiksi Avarn ja Loomis.

Monet ravintolat ulkoistavat järjestyksenvalvonnan eli portsarit sekä naulakoiden hoidon. Ulkopuolinen yritys hoitaa tällöin naulakkomaksuja vastaan naulakon hoidon sekä järjestyksenvalvonnan. Ravintolan koosta ja asiakasmääristä riippuen järjestyksenvalvonnasta vastaava yritys voi saada naulakosta niin paljon tuloja, että se ei laskuta ravintolaa järjestyksenvalvonnasta lainkaan. Ravintola voi jopa ottaa osuuden naulakkotuloista. Toinen ääripää on, että ravintolassa ei ole naulakkoa, ja ravintola ostaa järjestyksenvalvonnan tuntihinnalla.

Ulkoistettu järjestyksenvalvonta on usein helpoin vaihtoehto. Järjestyksenvalvontaa koskee monet määräykset, joten sen itse hoitaminen vaatii ammattitaitoa. Toisaalta talon omilla listoilla oleva ovimies voi olla ravintolan paras käyntikortti.

Fiksut ravintolayritykset ulkoistavat talouspalvelut. Valitse tilitoimisto, joka ymmärtää ravintolaliiketoiminnan. Kysy kollegoiltasi mitä tilitoimistoa he käyttävät. Hyvä ohjenuora on, että valitset oman yrityksesi kokoisen tilitoimiston. Tilitoimiston tietojärjestelmien tulee olla sähköiset ja nykyaikaiset. Verkkolaskutus ja verkkolaskujen vastaanotto on pakollinen käytäntö heti alusta pitäen. Valitettava totuus on, että mitä automatisoidumpi järjestelmä, sitä enemmän ravintolayritys siitä maksaa. Kirjanpitäjän tulee olla tavoitettavissa järkevässä ajassa.

Suurissa tilitoimistoissa on paljon asiantuntemusta, mutta tuolloin tapaamisten järjestäminen voi olla hankalaa. Lisäksi isommat tilitoimistot ovat yleensä kalliimpia ja saatat joutua maksamaan jopa soitoistasi tilitoimistoon. Ravintolaliiketoiminnan kirjanpito ei ole rakettitiedettä, joten tärkeintä on joustava ja nopea yhteistyö tilitoimiston kanssa.

Ravintola-alalla on perinteisesti tehty inventaario joka kuukausi, jotta kuukauden todellinen myyntikate (ja sitä kautta todellinen tulos) selviää. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että saat tilitoimistosta lähes täydellisen välitilinpäätöksen joka kuukausi. Talouden seuranta erityisesti liiketoiminnan alussa on erittäin tärkeää. Vaadi tilitoimistoa lähettämään edellisen kuukauden raportit viimeistään seuraavan kuukauden puoliväliin mennessä. Näin raportit ovat ajantasalla ja voit tarvittaessa reagoida niihin nopeasti. Myös hyvä kassajärjestelmä voi tarjota reaaliaikaisia raportteja, joilla korvaat tilitoimistosta saatavia raportteja.

Myös tilintarkastajan valintaan kannattaa paneutua hetki. Yleensä tilitoimisto osaa suositella tilintarkastajaa, joka toimii yhteistyössä heidän kanssaan. Tilintarkastaja osaa neuvoa silloin, kun tilitoimiston asiantuntemuskaan ei enää riitä, esimerkiksi vero- ja yrityskauppa-asioissa. Hyvä tilintarkastaja ei veloita pienestä neuvosta tai vartin konsultoinnista mitään.